Hapus buku adalah transaksi intern Bank dengan menghapusbukukan pos Kredit Yang Diberikan dalam neraca. Setiap pelaksanaan hapus buku dilengkapi dengan Berita Acara Hapus Buku yang ditandatangani oleh pejabat/pimpinan serta unit kontrol pada unit kerja/cabang yang melakukan penghapusbukuan. Atas keputusan direksi bank dipindahkan dari pencatatan intracomptable (neraca dan kontijensi) ke pencatatan ekstracomptable (rekening administrative) dengan tidak menghapuskan hak tagih bank kepada debitur. Demikian juga dengan perhitungan atas bunga kredit yang dihapusbukukan juga masih berjalan secara extracomptable. Penghapusbukuan di Bank Pembangunan Daerah Sultra (BPD Sultra) dilakukan dengan cara cabang mengajukan Memo Pengusulan Penghapusbukuan/Penghapusan Kredit Macet kemudian diajukan kepada Pimpinan Divisi Kredit Khusus Kantor Pusat untuk dievaluasi. Hasil evaluasi ini diajukan kepada Direktur Pemasaran dan Direktur Utama, untuk disetujui atau ditolak.

Hasil pemeriksaan lebih lanjut atas prosedur hapus buku terdapat beberapa permasalahan diantaranya :

a. Tunggakan bunga atas kredit yang dihapusbukukan tidak dihitung.

b. Dokumentasi berkas hapus buku tidak diadministrasikan dengan tertib.

c. Agunan kredit hapus buku belum diadministrasikan dengan tertib

d. Pelaporan kredit hapus buku tidak tertib.

e. Penyelesaian kredit hapus buku belum optimal.

Hal tersebut mengakibatkan penyelesaian kredit hapus buku berlarut-larut dan berpotensi menimbulkan kerugian perusahaan sebesar Rp19.122.544.310,00 (Tunggakan pokok Rp12.872.008.787,00 + Tunggakan bunga Rp6.250.535.523,00) atas kredit hapus buku yang tidak dapat ditagih.

Hal tersebut disebabkan :

a. Direksi BPD Sultra belum memberikan perhatian khusus atas penyelesaian kredit yang telah dihapusbukukan.

b. Dewan Pengawas kurang aktif dalam melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kebijakan hapus buku kredit dan penyelesaiannya.